现如今,随着各行各业的标准化作业,很多企业的档案文件是不能随意进行销毁。例如我们常见的财务档案、工程档案,还有一些不常见的,例如科技档案、文书档案等。这些文件一方面由于没有达到销毁的年份,还需要继续保管;另一方面档案文件几乎用不到,如果继续放在原库房,不仅浪费大量库存,每年花费的人力成本也不少。这种情况下,选择文件寄存公司可以节约不少成本。但是市面上文件寄存公司较多,选择文件寄存公司需要注意哪些问题呢?
1、是否有专业的文件寄存库房 文件寄存库房,虽然是基础设施,但是对场地要求很高,从楼层的高度,到楼板的厚度,墙壁的厚度都有一个标准。普通的档案库房容量不够,无法满足批量文件寄存。所以档案库房的选择尤为重要,必须按照文件寄存标准,建议工作人员去现场考察。
2、文件寄存是否标准化作业 在企业进行文件寄存时,一家标准化的文件寄存公司会根据档案的数量,量身定制一套寄存方案,既方便运输存放,又方便后期不定期的查阅。从档案整理成盒,装箱贴码,到后期的整理上架上系统,所有流程都是严格按照文件寄存标准处理。 3、档案专用设备是否齐全 文件寄存不仅仅是普通的档案存放,对档案专用设备也有很高的要求。需要配备文件寄存箱 ,综合类档案盒,杀虫杀 菌设备等设备,确保档案能够有安 全的保存环境。
4、是否采用档案标准 我们常说的“十防”标准,除了普通的防鼠防虫等,在档案的运输过程中还需要专人专岗,车辆全程GPS追踪,确保每一份档案的完整。